Arbeits-WhatsApp-Gruppe

Obwohl Instant-Messaging-Gruppen in vielen Unternehmen häufig verwendet werden, sollten Unternehmen einige Vorsichtsmaßnahmen treffen, bevor sie Mitarbeiter über diesen Kanal in eine Gruppenunterhaltung aufnehmen.

Laut der Spanischen Agentur für Datenschutz (AEPD) ist die Mobiltelefonnummer eine personenbezogene Daten:

• Diese Nummer ist mit einem Namen und einem Nachnamen verbunden und liefert somit Informationen über eine identifizierte Person.

• Daher bedeutet die Tatsache, dass die Mitarbeiter ihre persönliche Mobiltelefonnummer angegeben haben (zum Beispiel für den Notfallkontakt), nicht, dass sie ihr Einverständnis zur Aufnahme in eine Instant-Messaging-Gruppe gegeben haben.

Damit das Unternehmen diese Nummer verwenden und in eine Unternehmens-WhatsApp-Gruppe aufnehmen kann, muss es die Zustimmung des Mitarbeiters einholen. Zu diesem Zweck:

• Es kann ein Rundschreiben an die Belegschaft verteilen, in dem es erklärt, dass es eine WhatsApp-Gruppe erstellen möchte, und ein Kästchen hinzufügen, damit jeder Mitarbeiter unterschreibt und seine Zustimmung gibt, damit seine persönliche Mobiltelefonnummer zu dieser Gruppe hinzugefügt wird.

• Es muss die Aufnahme von Mitarbeitern ablehnen, die dies nicht freiwillig akzeptiert haben.

In einem kürzlich ergangenen Beschluss der Spanischen Agentur für Datenschutz wurde einem Unternehmen eine Geldstrafe von 70. 000 Euro auferlegt, weil es einen Mitarbeiter ohne seine ausdrückliche Einwilligung in eine Instant-Messaging-Gruppe mit seiner persönlichen Telefonnummer aufgenommen hatte. Die AEPD ist der Ansicht, dass diese Aufnahme einer Weitergabe dieser personenbezogenen Daten an Dritte gleichkommt.

Wenn die Mitarbeiter ein Firmenhandy verwenden, können sie in eine WhatsApp-Gruppe aufgenommen werden, da es sich um ein betriebliches Werkzeug handelt. Allerdings muss ihr Recht auf Abschaltung jederzeit respektiert werden.

 

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